Рассылка
Подпишись и будь в курсе
всех наших новостей
Задай свой вопрос
Задай свой вопрос
профессиональному коучу

Блог организационного коуча

Управление командой: старт начинающего руководителя

01 Окт

Основной страх начинающего руководителя – это то, что его не воспримут как лидера и он не сумеет построить действительно эффективную команду.

По моим наблюдениям часто вновь назначенные руководители терпят поражение уже в первые три месяца работы на новом месте. Происходит это в случае недостаточного планирования своей работы на старте, непонимания функционала руководителя и того, какие личные компетенции необходимы для успеха в управлении командой.

Если же учесть и детально проработать некоторые аспекты на старте, а также постоянно совершенствоваться в процессе работы, многие страхи и трудности уйдут сами собой.

Первый шаг – это работа руководителя над своими навыками и компетенциями. Например, нужно научиться составлять детальный план действий до начала движения к цели. Это поможет структурировать свою деятельность и наметить правильные ориентиры. А членам команды продемонстрирует направление и осознанность движения, даст ощущение понятности и безопасности

Планируйте до старта

Чтобы достичь нужных результатов, составляйте подробный план своей работы. Время, потраченное на планирование, поможет уменьшить время, необходимое на выполнение задач. Планируя, придерживайтесь следующих правил:

а) планируйте в ежедневнике

Выберите наиболее удобную форму – бумажную или электронную. И начинайте фиксировать задачи по достижению целей. Делая записи, вы получаете сразу несколько выгод: материализуете цели, записывая их, «выгружаете» информацию из головы, контролируете выполнение задач и ничего не забываете

б) начинайте с глобальных целей

В своей деятельности руководителю важно удерживать в фокусе внимания основные цели. Это четкий и понятный ориентир, по которому нужно сверять все, что делается командой и лично менеджером ежедневно.

 упр.ком1

Отправная точка – цели на год и текущий квартал, каждое планируемое действие тестируется с помощью вопросов: «Способствует ли это продвижению к цели? Каким образом? Есть ли действие более эффективное?»

в) планируйте и подводите итоги каждый день

Ежедневно начинайте свой рабочий день с составления плана, причем жестко фиксируйте только 40-60% задач. Остальное время резервируйте на дела, которые «сваливаются» на вас в течение дня, а также на решение внезапно возникающих вопросов и проблем.

Не менее важно подводить итоги дня – что удалось, а что нет и почему. Подобный анализ поможет выявить пробелы в своей управленческой деятельности и даст возможность откорректировать свои действия

г) расставляйте приоритеты

Приоритезируйте по методу Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов и наоборот. Соответственно, нужно направлять усилия на те задачи, которые находятся в рамках 20%, именно они будут наиболее важными. Работа с командой – одна из таких важных целей для руководителя, ведь сплоченная и эффективная команда – это основной показатель успеха ее лидера. В ежедневном списке ваших дел должно быть как минимум одно, направленное на работу со своей командой

д) анализируйте свои роли руководителя

Систематически анализируйте свою деятельность, какие роли менеджера вам удалось освоить, а какие нет? По Генри Минцбергу существует 10 ролей руководителя:

 упр.ком2

г) научитесь чередовать работу и отдых

Высокая и постоянная загрузка не означает высокие результаты. Скорее наоборот, со временем это приведет к усталости, демотивации и снижению продуктивности. Помните о том, что чем больше вы работаете, тем чаще нужно отдыхать. К началу нового рабочего периода внутренние ресурсы должны полностью восстановиться. Если вам тяжело отслеживать моменты, когда необходимо переключаться на отдых, устанавливайте таймер

Обязательно познакомьте с вышеизложенными правилами членов своей команды. Научите их использовать новые подходы в своей работе. Это значительно повысит их продуктивность, а соответственно и вашу как руководителя.

Следующий шаг нового руководителя – определить, каких личных и профессиональных компетенций ожидает от него команда

Отмечайте промежуточные успехи команды и личный вклад каждого

Обратная связь команде и лично каждому ее участнику должна стать вашим постоянным спутником. Учитесь видеть успехи и достижения, даже самые незначительные. Демонстрация позитивной динамики в достижении целей, похвала за личный вклад в командные результаты и небольшие успехи – вот ваши ежедневные проявления лидерства.

Наиболее частая причина увольнений сотрудников – это жизнь в так называемом «организационном вакууме», когда люди не получают позитивного подтверждения о правильности своих действий и эффективности распределении ресурсов. Не совершайте подобную ошибку и не ждите наиболее подходящего случая, чтобы отметить успехи команды. Иначе, ваша оценка эффективности работы подчиненных может утратить актуальность.

Передавайте полномочия и ответственность

Научитесь раскрывать и использовать ресурсы ваших подчиненных. Наблюдайте за их деятельностью, слушайте, о чем они говорят, что их беспокоит и что радует, к чему стремятся и чего хотят. Воспринимайте членов своей команды как личностей, способных решать нестандартные и сложные задачи. Повышайте их эффективность и проактивность с помощью делегирования.

Определяйте возможности для делегирования уже с первых шагов своей управленческой деятельности. Для построения правильного процесса воспользуйтесь «стрелой делегирования»:

 упр.ком3

Мотивируйте свою команду

Помните о систематической и своевременной мотивации подчиненных. Для этого научитесь выявлять потребности и мотивы членов своей команды, а также предпринимать действия по их реализации. Определить мотивационную сферу помогут тесты и методики, а также ваше умение слышать в ходе сессий по предоставлению обратной связи и других встреч с членами команды.

Составьте карту мотивов своей команды, она послужит своеобразным путеводителем в области мотивации вашей команды.

Карта мотивов команды (Н. Романенко)

ФИО

Мотиваторы

Реализация мотиваторов, потребностей

Оптимальные управленческие инструменты

Анализ, итоги

         
   
   
         
   
   
         
   
   

План действий

Помните о стадиях развития команды

Обращайте внимание на динамику развития и роста своей команды. От того, на каком этапе вы сейчас находитесь, будет зависеть ваш стиль и методы управления. Как определить в какой точке команда сейчас? Проанализируйте следующую информацию.

По Брюсу Такмену (1965) команда проходит 4 стадии:

 упр.ком5

 

  • формирование
  • буря
  • нормализация
  • деятельность

Этап формирования команды, на котором определяются задачи команды, ее структура и правила взаимодействия. В это время участники стараются приспособиться к новым условиям и избегают конфликтов. Все пока показывают себя с лучшей стороны. «Правила игры» воспринимаются без особых возражений, но и настоящего понимания нет.

Старайтесь уже на этом этапе выявлять личные предпочтения и потребности участников команды. Дайте возможность подчиненным проявить себя, совместно отвечая на вопросы: «Какая цель нашей команды?», «Какие ресурсы помогут ее достичь?», «По каким правилам мы будем взаимодействовать друг с другом?», «Как лучше решать проблемы?» и т.д.

Наиболее важная и болезненная стадия, иногда деструктивная из-за многочисленных конфликтов. Участники уже не пытаются понравиться друг другу и высказывают свои возражения. Идет проверка основ, на которых формировалась команда.

На данном этапе цель руководителя – управлять конфликтами и помогать команде уже осознанно ответить на вопросы предыдущей стадии.

Команда приступает к решению конкретных задач, формируя свои нормы и общий план работы. Участники берут на себя отвественность, работают на достижение общих целей и идут на компромиссы.

Если же и на этой стадии происходят конфликты из-за непонимания целей, лидерства или распределения ответственности, команда неэффективно прошла предыдущий этап бури. Лидеру важно это понимать и, отступив несколько шагов назад, помочь сформировать ответы на фундаментальные вопросы

На данной стадии команда в состоянии слаженно работать над текущими задачами. Участники компетентны, мотивированы и способы совершенствоваться. Разногласия приемлемы и носят рабочий характер.

Основные задачи руководителя – предоставлять обратную связь, оценивать эффективность работы, помогать согласовывать личные и командные цели.

Важно помнить также, что на каком бы этапе развития команда не находилась ранее, с приходом нового руководителя она, скорее всего пойдет на новый виток. И опять начнется все с начала, в том числе и прохождение болезненного этапа бури.

Осознанно влияйте на развитие своей команды, ищите способы поддержки и мотивации, напоминайте членам команды о том образе, который они определили. И тогда вы сможете максимально продуктивно пройти все 4 этапа и построить действительно эффективную команду единомышленников

Станьте настоящим лидером команды

Какими качествами и умениями обладает эффективный лидер? Конечно, в зависимости от ситуаций нужно проявлять разные компетенции. И для каждой команды будут свои значимые проявления лидерства ее руководителя. Но есть то, что встречается практически в каждом случае эффективного лидерства:

  1. 1)умение создавать комфортную атмосферу взаимодействия
  2. 2)открытость в общении
  3. 3)понимание людей и их потребностей
  4. 4)навыки разрешения конфликтов
  5. 5)умение выявлять внутренние ресурсы каждого и поддерживать в профессиональном росте

Доверие – вот главный камень преткновения в командных коммуникациях. Не будет доверия, не будет комфорта и эффективного взаимодействия в команде. Ваши подчиненные будут работать формально, отрабатывая время и не демонстрируя своих настоящих возможностей.

Внедряйте принцип Я+Ты+, собственным примером демонстрируя следование этой концепции. Ваша команда – это люди, у которых есть большой потенциал и все ресурсы для того, чтобы решать стоящие перед ними задачи. Помните об этом, доверяйте им и сотрудничайте соответственно принципу партнерства

Общение с командой – не просто обмен информацией, это еще и умение выражать свои эмоции, переживания, чувства по отношению к важным событиям. Учитесь слушать и слышать своих подчиненных. Подключайте неформальные коммуникации, они будут развивать ваши взаимоотношения с командой. И будьте открытым в своих словах и поступках, этим вы заслужите расположение к себе как к лидеру

Успешного руководителя отличает интерес к людям, их желаниям и потребностям. Понимание других приходит только после возникновения интереса. Способствовать этому может все то же умение слушать и слышать.

Подключайте инструменты активного слушания (например, фокусировку внимания, наблюдение за языком жестов, уточнения, парафраз) и различайте за словами настоящие стремления и потребности. Реализация именно этих, глубинных потребностей, будет мотивировать людей работать под вашим руководством

Не закрывайте глаза на возникающие конфликты между членами своей команды и не принимайте точку зрения одной из сторон. Научитесь, прежде всего, анализировать ситуацию, находить истинные причины острых противоречий и управлять конфликтами с выигрышем для всех

Постарайтесь с первого дня в своей новой должности применять коучинговый подход в управлении. Такой инструмент как обратная связь поможет вам в этом. Прислушивайтесь к подчиненным, отмечайте их сильные стороны, помогайте корректировать слабые. Старайтесь, чтобы ваша обратная связь помогала им расти, ориентируя на новые, более амбициозные цели.

Успех руководителя в современном бизнесе зависит от многих факторов, но один из главных – это наличие команды, способной эффективно выполнять поставленные цели. Направьте свои усилия на ее построение через максимальное использование ресурсов – своих и подчиненных – и положительные результаты в новой должности вам будут обеспечены

 

 Опубликовано в журнале "Медична практика"